tholen zet stap naar toekomst met digitaal archief
Tholen, donderdag, 19 december 2024.
De gemeente Tholen heeft als eerste in Zeeland haar digitale archieven overgedragen aan het Zeeuws e-depot. Het betreft documenten van 1989 tot 2017. Deze stap is genomen om oude bestanden toegankelijk en leesbaar te houden. Het oude systeem, Corsa, werd niet meer ondersteund, waardoor een veilige overdracht noodzakelijk was. Het Zeeuws e-depot kan verouderde bestandsformaten omzetten naar nieuwe, wat de toegankelijkheid voor de toekomst garandeert. Hoewel het e-depot nu alleen voor ambtenaren toegankelijk is, kunnen vanaf 2038 ook burgers er gebruik van maken. De selectie van bewaarde documenten is gebaseerd op de gemeentelijke selectielijst van de VNG. Ook worden gemeentelijke publicaties op sociale media gearchiveerd, om toegankelijkheid voor toekomstige generaties te waarborgen. Deze digitalisering betekent een grote stap in de digitale ontsluiting van informatie voor Tholen.
Historisch erfgoed van negen kernen veiliggesteld
De digitalisering betreft alle documenten uit de negen kernen van de gemeente Tholen: Tholen-Stad, Sint-Annaland, Sint-Maartensdijk, Sint-Philipsland, Stavenisse, Poortvliet, Scherpenisse, Oud-Vossemeer en Anna Jacobapolder [1]. Het archief bevat belangrijke historische documenten zoals bouwvergunningen, subsidieverleningen en technische tekeningen [1]. Wethouder Peter Hoek benadrukt dat deze stap essentieel was omdat het oude systeem Corsa niet meer werd onderhouden door de leverancier [1].
Selectief bewaren voor de toekomst
Niet alle gemeentelijke documenten worden permanent bewaard. De gemeente volgt hierin de richtlijnen van de VNG-selectielijst [1]. Voor de overdracht zijn documenten die volgens de bewaartermijnen vernietigd moesten worden, verwijderd. Losse documenten zijn in de juiste dossiers geplaatst [1]. Het e-depot bewaart dossiers tot hun bewaartermijn verstreken is [1].
Sociale media ook in archief
De gemeente archiveert ook haar communicatie via sociale media. De gemeentelijke website wordt automatisch gearchiveerd, en officiële bekendmakingen zijn te vinden via overheid.nl [1]. Voor de berichten op de officiële accounts van Twitter, Facebook en Instagram wordt momenteel gewerkt aan een technische oplossing voor langdurige archivering [1]. Deze aanpak zorgt ervoor dat ook digitale communicatie bewaard blijft voor toekomstige generaties [1].