tholen digitaliseert archieven en verzekert toekomst
Tholen, vrijdag, 6 december 2024.
De digitale archieven van de gemeente Tholen, daterend uit 1989 tot 2017, zijn succesvol overgedragen aan het Zeeuws e-Depot. Dit garandeert niet alleen de veiligheid en ordening van deze documenten, maar verbetert ook de digitale toegankelijkheid voor de inwoners. Het is de eerste keer dat het Zeeuws Archief een dergelijk digitaal dossier ontvangt. Dit markeert een belangrijke stap in het behoud van digitaal gevormde archieven. De uitplaatsing vond plaats tijdens een feestelijke bijeenkomst op 5 december. Vooralsnog zijn de archieven alleen toegankelijk voor ambtenaren van Tholen. De gemeente zal de komende jaren beslissen welke dossiers permanent bewaard blijven. Het publiek kan de archieven pas vanaf 2038 inzien. Het proces vereiste aanpassing aan nieuwe normen en de training van gemeenteambtenaren. Dit project illustreert de uitdagingen en vooruitgang in digitale archivering.
Veilige overdracht na uitfasering systeem
De overdracht naar het Zeeuws e-Depot kwam voort uit de uitfasering van het documentmanagementsysteem Corsa [1]. De gemeente Tholen zocht een oplossing om de digitale dossiers veilig te stellen voor de toekomst [1]. Roy Hage, adviseur informatiebeheer bij de gemeente Tholen, lichtte tijdens de bijeenkomst toe hoe deze overdracht tot stand kwam [1].
Uitdagingen bij digitale archivering
Voor het Zeeuws Archief betekende dit project een primeur als eerste digitaal gevormde archief [1]. Stefan Schrier, projectleider en adviseur digitale informatie, benadrukt de complexiteit: ‘De digitale uitplaatsing was een nieuw proces, waarbij we ons voortdurend moesten aanpassen aan ontwikkelingen. De archieven moeten voldoen aan de in 2021 vastgestelde norm Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie’ [1].
Training en toegankelijkheid
Gemeentemedewerkers hebben speciale gebruikerstrainingen gevolgd om met het nieuwe systeem te kunnen werken [1]. De archieven bevatten privacygevoelige informatie en zijn voorlopig alleen toegankelijk voor ambtenaren van de gemeente Tholen [1]. De gemeente zal de komende jaren beoordelen welke documenten permanent bewaard blijven. Pas in 2038 worden de geselecteerde archieven openbaar toegankelijk [1].